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「系統化管理」,就是「有效率的完整管理」
07.02.2018
作者:杜書伍 (聯強國際集團總裁兼執行長)

  「系統化管理」直白的說,就是把所有該管理關注的事務都納進來,再將這些事務歸納分類,並清楚理順其相互之間的關連性。形成一套有結構、有層次的系統架構。

  所以,「系統化管理」首先應仔細思考把應管理關注的事務都納入,就是能「完整掌握」而不遺漏該管而未管的事務。架構成系統,就會在管理的思考判斷上知其因果關連,在解決問題時才能精準對症下藥。這就是建立「管理品質」的第一步。

  再來,就是如何「有效率」的管理!這就要講求「規劃」及「紀律」。

  各個的管理項目,應依照其重要程度及即時性,賦予不同頻度的關注檢視。比如,有的是每天要關注;有的是每週要關注;有的是雙週、有的一個月、甚至有些是每季一次。

  我在「主管的部門運作管理」一文中,就提到主管的管理模式:

  一、要「規劃」好組織分工及作業流程,使部屬能在有所依循的狀況下工作。

  二、要「規劃」相關表報,使得主管透過「精讀」報表就能掌握部門狀況,並從中發覺該特別關注改善的項目。

  三、每週「巡盤式」安排「一對一」會議,詢知、檢核並指導各個部屬的工作進度。

  四、每週召開週會,布達政策及提醒注意事項,並討論共同議題,建立共識。同時,讓同仁彼此交換心得與互相觀摩…。

  五、對於重要或即時事項(如業務單位的業績推動)需要每天開「簡短晨會」,以即時掌握狀況、下達指令。

  六、在這些「規律化的營運管理」工作安排下,就可掌握、維持部門的常規運作。其他的時間就可以用於參加上級會議、跨部門會議、拜訪客戶、解決異常或特殊個案、個別部屬專案輔導、團建營造…等需要深度投入的項目(點的)。而不致因上述「點的」工作,而疏忽掉「面的」部門運作管理。

  七、執行「月報制度」,讓每位同仁習慣性的每月自我整理規劃自己的工作,向你做「工作月報」,讓你充分了解他的工作計劃及體悟。

  以上三、四、五項都應採取固定時間進行,並需堅持「紀律化」的執行;而主管與部屬都應將此類會議列入個人固定工作時程,並應儘量排除其他事務的干擾。才不會因各種原因而停開會議,以致一曝十寒,無疾而終。

  另外,「精讀」報表,是對於報表所呈現的數字不斷的深入思考、交叉思考,而能體認其内涵之意義及現象;這是管理者提升能力與功力的源頭,也是從中發掘應該「積極行動關注」的重點要項來源。很多人輕忽報表研讀,以致管理效益不彰,能力原地踏步。

  建立起這樣「有系統、有規律」的運作管理模式,部門運作的小問題都會因即時被解決而逐漸順暢;堅持一段時間下來,花在二、三、四、五項的時間就會漸漸減少。從而便有更多時間能投注於與外部對象、内部其他部門、上級主管,共商解決問題、規劃更有建設性的作法、更具突破性的業務擴展…等。使得部門運作更為順暢、戰力更加強大,導向一個善性循環的部門績效。

  所以,「系統化管理」是個「有效率的完整管理」,也是主管建立有戰力部門的方法。就像成功帶領軍隊的將軍,治軍作戰是從容不迫、有章法、有節奏。而不「系統化管理」的無能將軍,則是見招拆招、漏洞百出,累死三軍卻毫無戰力可言。

  同樣的,這個觀念方法,用在個人的工作上就是「系統化工作」,亦即運用很有品質效率、井然有序的工作方法,必然會有好的績效。而運用在個人生活安排上,也會是非常有效的。

  「道,一以貫之」。學習好「系統化」習慣,管理、工作與生活都受用無窮。


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